Leggere attentamente la pagina web dell’Ufficio Stato Civile qui soltanto nel caso in cui siano necessari ulteriori approfondimenti scrivere a denhaag.statocivile@esteri.it , oppure telefonare il lunedí, il martedí, il giovedí e il venerdí dalle ore 14.00 alle ore 16.00 al numero 070 30655010

L’Ufficio si occupa delle seguenti variazioni di Stato civile e relative trascrizioni in Italia:

• atti di nascita
• matrimonio
• atti di unione civile fra persone dello stesso sesso
• atti di morte
• divorzio

Tutti i cittadini italiani, residenti e non residenti nei Paesi Bassi, possono fare richiesta di trasmissione degli atti di Stato Civile formati nei Paesi Bassi, tramite la sede della Cancelleria Consolare. L’Ufficio NON rilascia certificati di nascita, matrimonio, morte e divorzio, che sono esclusivamente di competenza del Comune in Italia.

Consegna dei documenti

• esclusivamente in versione ORIGINALE tramite servizio postale all’indirizzo della Cancelleria Consolare
• l’Ufficio contatta per email solo coloro la cui documentazione risulti incompleta o non corretta
• la conferma dell’avvenuta trascrizione in Italia degli atti deve essere richiesta direttamente dal cittadino al competente Comune italiano.

Nascita

• I documenti dovranno essere inviati in ORIGINALE (non si accettano fotocopie), ove altrimenti specificato. In caso di documentazione errata o incompleta, si verrà contattati per email
• si raccomanda di inviare i documenti per controllo preliminare tramite la piattaforma FAST IT.

In caso di nascita in Italia, i genitori già iscritti all’AIRE nei Paesi Bassi dovranno accertarsi che la nascita del figlio minore sia comunicata dal Comune italiano di nascita a questa Cancelleria consolare.

Matrimonio

Per registrare in Italia il matrimonio avvenuto nei Paesi Bassi sarà necessario inviare tramite servizio postale all’indirizzo dell’Ambasciata   i seguenti documenti:

• richiesta di trasmissione di atto di stato civile
• internationaal uittreksel uit de huwelijksakte (certificato internazionale di matrimonio)in originale (non in fotocopia), da richiedere al Comune olandese competente
• copia dei documenti di identità dei coniugi

Divorzio

Per registrare in Italia i divorzi pronunciati PRIMA DEL 01 MARZO 2001 si devono inviare per posta i seguenti documenti:

• copia autentica della sentenza di divorzio (beschikking) da richiedere al Tribunale olandese che ha pronunciato la sentenza, con relativa traduzione in italiano, effettuata da traduttore giurato ed apostillata; elenco traduttori
• prova di registrazione e passaggio in giudicato della sentenza, per esempio certificato internazionale di matrimonio con annotazione del divorzio (internationaal uittreksel uit de huwelijksakte met vermelding van echscheiding);
• dichiarazione sostitutiva di atto notorio indirizzata al Comune italiano dove il matrimonio ha avuto luogo o presso il quale è stato trascritto l’atto di matrimonio avvenuto all’estero
• copia di un documento di identità in corso di validità

Per registrare i divorzi pronunciati DOPO IL 01 MARZO 2001 si devono inviare per posta i seguenti documenti:

• sentenza di divorzio (beschikking) anche in fotocopia, da richiedere al Tribunale olandese dove è stata pronunciata la sentenza
• certificato ex art. 39 sulle decisioni in materia matrimoniale, regolamento CE 2201/2003 (Certificaat betreffende beslissingen in huwelijkszaken, bedoeld in artikel 39 Verordening (EG) nr.2201/2003) da richiedere al Tribunale olandese competente, completo di apostilla
• dichiarazione sostitutiva di atto notorio indirizzata al Comune italiano dove il matrimonio ha avuto luogo o presso il quale è stato trascritto l’atto di matrimonio avvenuto all’estero

–    copia di un documento di identità in corso di validità

Decesso

La comunicazione del decesso di un cittadino italiano all’estero è obbligatoria e deve essere trasmessa a questa Sede.

Per registrare in Italia il decesso di un connazionale, si devono inviare a questa Sede i seguenti documenti:

• certificato internazionale di morte (internationaal uittreksel uit de ovelijdensakte) da richiedere al Comune olandese competente;
• richiesta di trasmissione di atto di stato civile, debitamente compilato e firmato da chi invia l’atto
• copia di un documento di identità del mittente
• eventuali documenti di identità italiani ancora in corso di validità appartenuti al defunto. I documenti identificativi devono infatti essere annullati e possono, su richiesta, essere restituiti dopo l’annullamento.

Cambiamento nome/cognome

La modulistica relativa alla procedura può essere scaricata dai siti web delle Prefetture competenti in Italia, oppure richiesta a questo Ufficio scrivendo a denhaag.statocivile@esteri.it.

La procedura si compone di tre fasi:

• sottoposizione istanza alla Prefettura competente
• emissione del decreto autorizzativo da parte della Prefettura di affissione del sunto di domanda sull’Albo consolare per 30 giorni consecutivi per raccogliere eventuali opposizioni
• emissione del decreto definitivo ed istanza di trascrizione del cambio di cognome al Comune italiano competente.

Per ognuna di queste fasi, al cittadino sarà richiesto di effettuare un pagamento di Euro16,15 sul conto corrente dell’Ambasciata NL81ABNA0559159773 intestato a Embassy of Italy.

Certificato di Stato Civile

Questo Ufficio può rilasciare il certificato di Stato civile solo ai cittadini iscritti all’AIRE nei Paesi Bassi. Per ottenere il certificato si prega di inviare per posta:

• i formulari presenti alla sezione MODULISTICA alla voce certificato di Stato civile, compilati e con firma autografa
• internationaal uittreksel BRP met vermelding van burgelijke staat da richiedere al Comune olandese di residenza
• copia del documento di identità
• prova del pagamento (con indicazione della data del versamento) di Euro 6,15 effettuato sul conto corrente NL81ABNA0559159773 intestato a Embassy of Italy.